为建立高效的会务筹备流程，确保在接到会议或活动需求时，能迅速响应并完成场地预订、设备调试、餐饮安排等工作，保障活动按时顺利进行，中国电建集团中南勘测设计研究院有限公司新能源工程设计院(下称发包人)现需采购专业的会务服务，通过公开询价，选择2~3家会务承包单位以保障日常会务活动的顺利进行。

拟承办会议活动（地点：全国各地）,包括专家咨询费处理、场地租赁、设备租赁（音响、投影仪等）、会议布置（舞台搭建、背景板制作等）、餐饮服务、参会人员交通接送等服务。

2.2.1活动策划与组织

（1）制定详细的活动策划方案，包括活动流程设计、节目安排、互动环节策划等，确保活动内容丰富、新颖，符合活动主题和目标受众需求。方案需经我方审核通过后方可执行。

（2）负责活动现场的整体组织协调工作，包括工作人员分工、任务分配、现场调度等，确保活动现场秩序井然、高效运作。

（3）承包方具体会务负责人接收发包方工作任务书后，独立负责整场会务的组织、协调等各项具体工作。

2.2.2场地布置与搭建

（1）根据活动主题和场地特点，进行创意性的场地设计，包括舞台设计、背景板设计、灯光音响设计、展示区设计等，营造出与活动主题相符的氛围。设计方案需提前提交我方审核。

（2）负责活动场地的搭建和布置工作，包括舞台搭建、背景板安装、灯光音响设备安装调试、展示区布置、桌椅摆放等，搭建和布置工作应符合安全标准，确保活动现场的安全性。

（3）在活动结束后，负责场地的拆除和清理工作，恢复场地原状。

2.2.3会议资料制作

（1）设计并制作活动所需的各类会议资料，包括会议手册、议程表、嘉宾介绍册、宣传资料、邀请函等，资料内容应准确、清晰，设计风格应与活动主题一致。

（2）负责会议资料的印刷和装订工作，确保资料的印刷质量和数量满足活动需求。

2.2.4设备租赁与技术支持

（1）提供活动所需的各类设备租赁服务，包括音响设备、灯光设备、投影仪、电子显示屏、舞台设备等，设备应性能良好、运行稳定，满足活动现场的使用需求。

（2）配备专业的技术人员，负责设备的安装调试、操作维护和技术支持工作，确保设备在活动期间正常运行。在活动过程中，如设备出现故障，应及时进行维修或更换，确保活动不受影响。

2.2.5嘉宾接待与服务

（1）制定详细的嘉宾接待方案，包括嘉宾行程安排、接送站（机）服务、住宿安排、餐饮安排、活动陪同服务等，为嘉宾提供全方位、个性化的优质服务。

（2）负责嘉宾的签到工作，设置签到台，安排专业的签到人员，确保签到工作高效、有序进行。

（3）在活动现场，安排专人负责嘉宾的引导和服务工作，解答嘉宾的疑问，提供必要的帮助，确保嘉宾在活动期间感受到热情、周到的服务。

2.2.6活动宣传与推广（如有）

（1）制定活动宣传推广方案，包括线上宣传和线下宣传，通过多种渠道对活动进行宣传推广，提高活动的知名度和影响力。宣传推广方案需提前提交我方审核。

（2）负责活动相关宣传物料的设计和制作，包括海报、宣传单页、视频等，宣传物料应设计精美、内容吸引人，能够有效传达活动信息。

（3）利用社交媒体平台、行业网站、新闻媒体等渠道对活动进行宣传报道，及时发布活动信息和亮点，吸引更多的关注和参与。

2.2.7活动摄影与摄像（如有）

（1）安排专业的摄影摄像团队，负责活动现场的摄影摄像工作，拍摄活动的精彩瞬间、重要环节和嘉宾风采，为活动留下完整的影像资料。

（2）在活动结束后，及时对拍摄的照片和视频进行整理、编辑和后期制作，制作成活动照片集和视频资料，交付我方使用。

（1）具体会务时间安排以活动日程为准。服务应涵盖活动筹备期、举办期及后续收尾工作。

（2）本次采购会务服务期限截止日期为：2026年12月31日

报价人必须满足的条件：

（1）在中华人民共和国境内依法组建、注册、具有独立法人资格的组织机构。

（2）具备丰富的会务服务经验，具有服务全国各地会议的能力；近1年内(2024年1月1日起）至少成功承办过10场30人及以上规模活动，需提供相关合同、会议资料或证明材料复印件。

（3）拥有专业的策划、执行团队，团队成员具备相关专业资质和丰富的实践经验，提供团队成员名单及社保证明材料复印件。

（4）提供两份大型会议服务活动的全套策划方案以及合同（合同金额50万及以上）

（5）具有良好的银行资信和商业信誉，经营状况良好，且最近三年无违法、违规行为，无行业处罚、惩戒等不良执业记录，未出现资不抵债或连续两年亏损。

(1)凡满足本公告规定的报价人资格要求并有意参加报价者，请于2025<

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